Перечень обязательных документов, необходимых для сдачи финансового отчета по проведению мероприятия 2023 года
Финансовый отчет предоставляется не позднее 15 дней по завершению мероприятия.
Документы должны быть заверены в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016. Сшивка документов запрещена, за исключением случаев, когда документ является многостраничным.
При сдаче финансового отчета по спортивному мероприятию необходимо представить:
- согласованный договор на проведение физкультурного/спортивного мероприятия за подписью должностного лица и заверен печатью организации (3 экз.);
- пакет Уставных документов (копии, заверенные подписью руководителя и печатью организации)
- акт выполненных работ установленной формы с указанием фактических расходов по каждой статье за подписью и печатью руководителя проводящей организации (3 экз.);
- смету ФГБУ ФЦПСР с указанием фактических расходов на проведение мероприятия за подписью и печатью руководителя, главного бухгалтера и ответственного лица проводящей организации (3 экз.);
- счет
- счет-фактура (для плательщиков НДС)
1. Проживание участников, судей:
1.1. Если Исполнитель является собственником нежилых помещений, используемых для проживания участников, судей, необходимо предоставить:
- свидетельство о праве собственности на помещение на здание/ помещение, либо выписку из ЕГРН (заверенная копия);
- сертификат звездности в соответствии с постановлением Правительства РФ от 18.11.2020 г. № 1860 «Об утверждении Положения о классификации гостиниц» (заверенная копия);
- список проживающих, составленный и подписанный собственником нежилых помещений (оригинал)
1.2. Если Исполнитель не является собственником нежилых помещений, используемых для проживания участников, судей, и владеет помещением на основании договоров аренды/ безвозмездного пользования нежилым помещением и пр., в дополнение к документам, необходимо предоставить:
- всю цепочку договоров, подтверждающих право владения Исполнителем нежилым помещением (заверенная копия);
- передаточные акты ко всем представленным договорам (заверенная копия);
- выписку из ЕГРЮЛ (заверенная копия).
1.3. Если услуги по проживанию участников, судей оказываются третьим лицом, в дополнение к документам необходимо предоставить:
- договор об оказании услуг;
- документы, подтверждающие правомочность третьего лица распоряжаться нежилым помещением (свидетельство о собственности, договора аренды, безвозмездного пользования нежилым помещением и пр.) (заверенная копия);
- акт выполненных работ (заверенная копия);
- документ, подтверждающий оплату услуг (платежное поручение с отметкой банка об оплате оказанных услуг) (заверенная копия);
- выписку из ЕГРЮЛ (заверенная копия).
2. Питание участников:
2.1. Если Исполнитель является собственником нежилых помещений, используемых для организации питания участников, предоставляются следующие документы:
- список питающихся с обязательным указанием на трехразовое питание, составленный и подписанный собственником нежилых помещений (оригинал)
- меню питания (оригинал);
- свидетельство о праве собственности на помещение на здание/ помещение, либо выписку из ЕГРН (заверенная копия);
- выписку из ЕГРЮЛ (заверенная копия).
2.2. Если Исполнитель не является собственником нежилых помещений, используемых для питания участников, и владеет помещением на основании договоров аренды/ безвозмездного пользования нежилым помещением и пр., в дополнение к документам, необходимо предоставить:
- всю цепочку договоров, подтверждающих право владения Исполнителем нежилым помещением (заверенная копия);
- передаточные акты ко всем представленным договорам (заверенная копия);
- выписку из ЕГРЮЛ (заверенная копия).
2.3. Если услуги по питанию участников оказываются третьим лицом, в дополнение к документам необходимо предоставить:
- договор об оказании услуг с обязательным указанием на ежедневное трехразовое питание участников;
- документы, подтверждающие правомочность третьего лица распоряжаться нежилым помещением (свидетельство о собственности, договора аренды, безвозмездного пользования нежилым помещением и пр.) (заверенная копия);
- акт выполненных работ с обязательным указанием в строке «питание участников» на ежедневное трехразовое питание участников (заверенная копия);
- документ, подтверждающий оплату услуг (платежное поручение с отметкой банка, об оплате оказанных услуг) (заверенная копия);
- выписку из ЕГРЮЛ (заверенная копия).
3. Проезд судей:
ВАЖНО!
К ВОЗМЕЩЕНИЮ ПРИНИМАЮТСЯ ТОЛЬКО ТЕ ПРОЕЗДНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, ДАТА ПРИЕЗДА И ОТЪЕЗДА В КОТОРЫХ СООТВЕТСТВУЕТ ДАТАМ ПРОВЕДЕНИЯ МЕРОПРИЯТИЯ.
ОПЛАТА ПРОЕЗДА СУДЕЙ ОСУЩЕСТВЛЯЕТСЯ ПРИ ПРЕДОСТАВЛЕНИИ КОПИЙ ПРОЕЗДНЫХ ДОКУМЕНТОВ.
- АВИАБИЛЕТЫ: экономический класс. К возмещению в полном объеме (за исключением страховки) принимаются только билеты, приобретенные напрямую в авиакомпании (официальный сайт/представительство). При приобретении билетов через сайты агрегаторы, турагентства и др. сервисные и прочие сборы не возмещаются;
- АЭРОЭКСПРЕСС: принимается к оплате
- ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНЫЕ БИЛЕТЫ: плацкарт или купе. В случае, если в билет включены сервисные услуги, возмещается ТОЛЬКО постельное белье. При приобретении билетов через сайты агрегаторы, турагентства и др. сервисные и прочие сборы не возмещаются;
- АВТОБУСНЫЕ ПЕРЕВОЗКИ: проездные билеты принимаются при наличии кассового чека. Провоз багажа является дополнительной услугой и не подлежит возмещению.
- ГСМ и проезд на личном автотранспорте не оплачивается;
- проездной билет (заверенная копия);
- посадочный талон (заверенная копия);
- платежное поручение с отметкой банка об оплате оказанных услуг (заверенная копия);
- реестр проезда судей (оригинал).
4. Работа судей:
- список судей, утвержденный ФГБУ ФЦПСР (заверенная копия);
-удостоверение либо приказ, подтверждающие категорию, присвоенную судье, а также документы, подтверждающие квалификацию категории спортивного судьи в соответствии с пп. 20, 40 Положения о спортивных судьях, утвержденного Приказом Минспорта России от 28.02.2017 года N 134 (заверенная копия);
- табель учета рабочего времени для судей, работающих по договору оказания услуг (оригинал);
- договор с судьей (заверенная копия);
- акт выполненных работ/ оказанных услуг к договору с судьей (заверенная копия);
- ведомость начисления заработной платы и выдачи денежных средств с подписью получателей средств, либо платежное поручение с отметкой банка о перечислении денежных средств на счет получателя (оригинал);
- платежные поручения с отметкой банка о перечислении страховых взносов и НДФЛ (заверенная копия).
5. Предоставление объектов спорта(спортсооружений), внесенных в соответствии с Федеральным законом от 04.12.2007 № 329-ФЗ «О физической культуре и спорте в Российской Федерации» во Всероссийский реестр объектов спорта (ст. 37.1 п. 5):
5.1. Если Исполнитель является собственником объекта спорта (спортсооружения), необходимо предоставить:
- свидетельство о праве собственности на помещение на здание/ помещение, либо выписку из ЕГРН (заверенная копия);
- уведомление о постановке на учет во Всероссийский реестр объектов спорта (заверенная копия);
- программа мероприятия, утвержденная главным судьёй (заверенная Исполнителем);
- справка использования спортсооружения (оригинал, подписанный и заверенный печатью собственника спортсооружения);
- акт готовности объекта спорта, подписанный главным судьей Соревнований и Исполнителем (оригинал).
5.2. В случае если Исполнитель не является собственником объектов спорта (спортсооружений), в дополнение к документам необходимо предоставить:
- договор об оказании услуг (заверенная копия);
- документы, подтверждающие правомочность третьего лица распоряжаться объектом спорта (спортсооружением) (свидетельство о собственности, договора аренды, безвозмездного пользования нежилым помещением и пр.) (заверенная копия);
- акт выполненных работ (заверенная копия);
- документ, подтверждающий оплату услуг (платежное поручение с отметкой банка об оплате оказанных услуг (заверенная копия);
- выписку из ЕГРЮЛ (заверенная копия).
6. Подготовка мест проведения физкультурных и спортивных мероприятий:
6.1. Если Исполнитель является собственником места проведения, необходимо предоставить:
- разрешение (согласование) на право проведения мероприятия (заверенная копия);
- акт готовности места проведения мероприятия (составляется на каждый день мероприятия и на каждый вид трассы), подписанный главным судьей Соревнований и Исполнителем (оригинал);
- акт приема места проведения (составляется на каждый день мероприятия и на каждый вид трассы) с подписью главного судьи и главного секретаря (оригинал);
- схема (план) места проведения (заверенная копия);
- калькуляцию затрат по подготовке трасс (оригинал);
- программа мероприятия, утвержденная главным судьей (заверенная Исполнителем).
6.2. В случае если Исполнитель не является собственником места проведения физкультурных и спортивных мероприятий в дополнение к документам необходимо предоставить:
- договор об оказании услуг (заверенная копия);
- акт выполненных работ (заверенная копия);
- документ, подтверждающий оплату услуг (платежное поручение с отметкой банка об оплате оказанных услуг) (заверенная копия);
- выписку из ЕГРЮЛ (заверенная копия).
7. Обеспечение транспортными средствами/маломерными судами:
ВАЖНО!
Автотранспорт используется из расчета не более 10 часов в сутки.
При оказании услуг осуществления перевозки Исполнитель должен действовать в строгом соответствии с Правилами организованной перевозки группы детей автобусами, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 23.09.2020 № 1527, Федеральным законом от 14.06.2012 № 67-ФЗ «Об обязательном страховании гражданской ответственности перевозчика за причинение вреда жизни, здоровью, имуществу пассажиров и о порядке возмещения такого вреда, причиненного при перевозках пассажиров метрополитеном» и постановлением Правительства Российской Федерации от 20.12.2019 г. № 1733 «О внесении изменений в Правила дорожного движения Российской Федерации».
7.1. Если Исполнитель является собственником транспортных средств, необходимо предоставить:
- паспорт технического средства (ПТС), либо свидетельство о регистрации транспортного средства (СТС) (заверенная копия);
- лицензию на осуществление пассажирских перевозок (заверенная копия);
- путевые листы (заверенная копия);
- реестр использования автотранспорта (оригинал);
- страховой полис гражданской ответственности за причинение при перевозках вреда жизни, здоровью, имуществу пассажиров в порядке и на условиях, установленных Федеральным законом от 14.06.2012 № 67-ФЗ (заверенная копия).
7.2. Если Исполнитель не является собственником транспортных средств и услуги по предоставлению транспортных средств оказываются третьим лицом, в дополнение к документам необходимо предоставить:
- договор об оказании услуг (заверенная копия);
- документы, подтверждающие правомочность третьего лица распоряжением ТС (свидетельство о собственности, договора аренды и пр.) (заверенная копия);
- акт выполненных работ (заверенная копия);
- документ, подтверждающий оплату услуг (платежное поручение с отметкой банка об оплате оказанных услуг) (заверенная копия);
- выписку из ЕГРЮЛ (заверенная копия).
7.3. Если исполнитель является собственником маломерных судов:
- реестр использования катеров (оригинал);
- судовые билеты (заверенная копия)
7.4. Если Исполнитель не является собственником маломерных судов и услуги по предоставлению маломерных судов оказываются третьим лицом, в дополнение к документам из п. 7.3 необходимо предоставить:
- договор аренды (заверенная копия);
- акт приема-передачи судна (заверенная копия);
- документ, подтверждающий оплату услуг (платежное поручение с отметкой банка об оплате оказанных услуг) (заверенная копия);
- выписку из ЕГРЮЛ (заверенная копия).
8. Аккредитация:
- списки участников, судей, тренеров и иных лиц, получивших бейджи (ФИО, статус), должным образом заверенные Исполнителем и главным Судьёй (оригинал);
- акт списания бейджей (оригинал);
- дизайн-макет утвержденный ФГБУ ФЦПСР
8.1. Если Исполнитель самостоятельно изготавливает бейджи, необходимо предоставить:
- калькуляцию расчета стоимости бейджа (оригинал);
- документы, подтверждающие приобретения расходного материала (заверенная копия).
8.2. Если Исполнитель приобретает бейджи, в дополнение к документам необходимо предоставить:
- договор, счет, товарная накладная, акт выполненных работ (заверенная копия);
- платежное поручение с отметкой банка об оплате оказанных услуг (заверенная копия);
- выписку из ЕГРЮЛ (заверенная копия).
9. Информационно – техническое обеспечение:
9.1. Если Исполнитель является собственником организационной и иной техники, необходимо предоставить:
- инвентарные карточки (форма ОС – 6) – обязательно для всех форм собственности Исполнителя;
- калькуляцию затрат на услуги Исполнителя по каждому виду организационной и иной техники отдельно (оригинал);
- акт готовности оборудования, подписанный главным судьей Соревнований (оригинал);
- фотоотчет используемого оборудования на данном мероприятии;
При проведении интернет-трансляции мероприятий архив видеозаписей сдается на флэш-накопителе.
9.2. Если Исполнитель не является собственником организационной и иной техники, в дополнение к документам необходимо предоставить:
- договор об оказании услуг (заверенная копия);
- документы, подтверждающие правомочность третьего лица распоряжаться техникой (свидетельство о собственности, договора аренды и пр.) (заверенная копия);
- акт выполненных работ (заверенная копия);
- платежное поручение с отметкой банк об оплате оказанных услуг (заверенная копия);
- выписку из ЕГРЮЛ (заверенная копия).
10. Безопасность
- описание постов (оригинал);
- удостоверения охранников (заверенная копия);
- лицензию на осуществление частной охранной деятельности (заверенная копия);
10.1 Если Исполнитель не самостоятельно оказывает услуги безопасности, в дополнение к документам необходимо предоставить:
- договор об оказании услуг (заверенная копия);
- акт выполненных работ (заверенная копия);
- платежное поручение с отметкой банк об оплате оказанных услуг (заверенная копия);
- выписку из ЕГРЮЛ (заверенная копия)
11. Предоставление спортивного инвентаря и оборудования, животных, участвующих в спортивных соревнованиях:
11.1. Если Исполнитель является собственником спортивного инвентаря и оборудования, животных, участвующих в спортивных соревнованиях, необходимо предоставить:
- паспорт животного, участвующего в соревнованиях (заверенная копия).
11.2. Если Исполнитель не является собственником спортивного инвентаря и оборудования, животных, участвующих в спортивных соревнованиях, в дополнение к документам необходимо предоставить:
- договор об оказании услуг (заверенная копия);
- документы, подтверждающие правомочность третьего лица распоряжаться спортивным инвентарем и оборудованием, животными, участвующими в спортивных соревнованиях (заверенная копия);
- акт выполненных работ (заверенная копия);
- платежное поручение с отметкой банка об оплате оказанных услуг (заверенная копия);
- выписку из ЕГРЮЛ (заверенная копия).
12. Торжественная церемония открытия/закрытия/награждения физкультурного/спортивного мероприятия
12.1. Если Исполнитель самостоятельно оказывает услуги
- сценарий церемонии (заверенная копия);
- фотоотчет подтверждающий праздничное оформление места проведения, задействование аппаратуры, использование спецэффектов и пр.
При осуществлении видеозаписи мероприятий архив видеозаписей сдается на флэш-накопителе.
- договор оказания услуг (заверенная копия);
- акт выполненных работ (товарная накладная) (заверенная копия);
- платежное поручение с отметкой банк об оплате оказанных услуг (заверенная копия);
- выписку из ЕГРЮЛ (заверенная копия).
12.2. В случае если Исполнитель не является собственником места проведения торжественной церемонии в дополнение к документам необходимо предоставить:
- договор об оказании услуг (заверенная копия);
- акт выполненных работ (заверенная копия);
- документ, подтверждающий оплату услуг (платежное поручение с отметкой банка об оплате оказанных услуг) (заверенная копия);
- выписку из ЕГРЮЛ (заверенная копия).
13. Обеспечение наградной атрибутикой, полиграфической/ сувенирной продукцией
Контакт ответственного лица:
Пущина Камилла Георгиевна
Телефон: +7(900)472-65-77
E-mail: pushchina_kg@fcpsr.ru
13.1. Если Исполнитель безвозмездно получает наградную атрибутику, необходимо предоставить:
- товарную накладную (оригинал)
Бланки заполнения по Спартакиаде молодёжи, Спартакиаде инвалидов:
● Акт возврата наградной атрибутики
● Акт возврата сувенирной продукции
● Акт списания наградной атрибутики
● Акт списания сувенирной продукции
● Ведомость на выдачу наградной атрибутики
● Ведомость на выдачу сувенирной продукции
● Накладная на возврат
Бланки заполнения по Первенствам России, Всероссийским соревнованиям среди студентов:
● Акт возврата наградной атрибутики
● Акт списания наградной атрибутики
● Ведомость на выдачу наградной атрибутики
● Накладная на возврат
13.2. Если Исполнитель самостоятельно изготавливает наградную атрибутику, полиграфическую/ сувенирную продукцию, необходимо предоставить:
- дизайн-макет наградной атрибутики, полиграфической/ сувенирной продукции, утвержденный ФГБУ ФЦПСР;
- акт списания наградной атрибутики, полиграфической/ сувенирной продукции (оригинал);
- ведомость на выдачу наградной атрибутики, полиграфической/ сувенирной продукции (оригинал).
13.3. Если Исполнитель привлекает для изготовления наградной атрибутики, полиграфической/ сувенирной продукции третьих лиц, в дополнение к документам необходимо предоставить:
- договор на изготовление наградной атрибутики, сувенирной/ полиграфической продукции с приложением Технического задания, содержащего подробное описание изготовляемой атрибутики/ продукции и дизайн-макета, утвержденного ФГБУ ФЦПСР (заверенная копия);
- товарную накладную (оригинал);
- акт выполненных работ (заверенная копия);
- платежное поручение с отметкой банка об оплате оказанных услуг (заверенная копия);
- выписку из ЕГРЮЛ (заверенная копия).
В случае необходимости подтверждения обоснованности затрат финансового отчета Принципал вправе запросить дополнительные документы, не поименованные в настоящем Приложении.
